Internet yöntemlerinden yararlanılarak oluşturulmuş, bir kurum ya da firma bünyesindeki özel ağ olarak tanımlanabilir. Intranet için kısaca kurum içi ağ ya da "özel web" denilebilir. Internet üzerinde geliştirilmiş standart teknolojileri ve protokolleri kullanan intranet, yalnızca kuruma özgüdür. Intranet, internetin örgüt gereksinimlerine indirgenmiş ve verimli olarak yönetilip denetlenebilecek duruma getirilmiş biçimi olarak da adlandırılabilir. Bir intranet, aynı teknolojiyi ve yapıyı temel alan özel bir internet gibidir ama yapısının tümü tek bir örgütle bağlantılıdır. Intranetlerin temel hedefi, çalışanlar arasında kesintisiz iletişim ve işbirliği sağlayabilmektir. Önceleri, bilgi kaynakları, birbirinden ayrı alanlarda saklanmakta ve yalnızca o alanda çalışan kişilerin erişimine açık tutulmaktaydı. İntranet ortamında ise kullanıcılar, çeşitli veri tabanlarına, raporlara ve işleriyle ilgili değişik bilgilere, tek bir ara yüz üzerinden ulaşabilirler. Geçmişte intranetler, bilgi teknolojileri birimlerinin üzerinde çalıştıkları bir proje olarak algılanmıştır. Bugün ise intranet, bir kurumun teknolojik yapısındaki en önemli ve en stratejik olgu durumuna gelmeye başlamıştır.
Intranet - Internet İlişkileri
Temelde intranet tıpkı internet gibidir. İntranette kuruluş içerisindeki bilgisayarları, yerel ağları (LAN) ve geniş alan ağları (WAN) birbirine bağlayan, çoğunlukla TCP/IP tabanlı bir ağdır. İntranetteki bilgiler standart bir web tarayıcı penceresinde izlenebilir. Ancak bu bilgiye uzanan erişim, şirketin sınırları içerisinde kalır. İntranetlerin internete bağlı olmaları zorunlu değildir, bununla birlikte intranetler genellikle internetle yakın ilişki içindedir. İnternet küresel bir etkileşim kanalı, intranet ise planlı biçimde kısıtlanmış bir iletişim ve bilgi paylaşım ortamıdır. İntranet, kuruluşun sunucusu üzerinde kurulmuş, genelde şirket çalışanlarının ya da üyelerin kullanımına sunulmuş bir yapıdır. İntranetin diğer yerel ağlardan daha üstün araç olarak nitelendirilmesinin nedeni, internet teknolojisini kullanıyor olmasıdır.
Intranet'in Internet'ten Farkı
Intranet, kullanıldığı firmanın ya da kurumun bulunduğu yerle sınırlı iken, internet'in dünya çapında bir ağ olması, Intranet üzerinden İnternet'e ulaşılabilir, fakat internet'ten intranet'e ulaşılamaz olmasıdır. Ancak interneti bir araç olarak kullanarak uzak masaüstü bağlantısıyla şirket sunucusuna bağlanılarak ulaşılabilmektedir. Yani her şekilde sadece şirket bilgisayarları üzerinden girilebilmektedir.
Intranet ile Neler Yapabiliriz
Intranet, şirket yöneticileri ve yönetimin gereksinim duyduğu finansal verilerden kuruluştaki çalışma gruplarının planlanmasına ve çalışan kayıtlarındaki tüm ayrıntılara dek uzanabilir. Satış sonrası hizmetler için müşteri bilgileri ve müşteri kartları tutulabilir. Şirket içi haberleşme ve yeni duyurular yayınlanabilir. Kısacası yönetimin şirket içinde yayınlanmasını istediği her şeyi intranette oluşturabilirsiniz. Kullanımı herkese açık olan internet standartlarından ve teknolojilerinden yararlanma düşüncesi, son yıllarda oldukça hızlı gelişmiş olan intranet uygulamasının kaynağını oluşturmuştur. Tıpkı örgüt dışındakilerin erişimine açık bir internet sitesi hazırlar gibi, şirket içinde işlemek üzere bir intranet kurulabilir. Günümüzde internet, bilişim teknolojisi yöneticileri açısından çeşitli sorunların ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Çünkü tüm koruyucu önlemlere karşın yeterince denetlenemeyen bir olgu olarak internet bütün dünyanın erişimine açık durumdadır. İntranet, internet'in en iyi özelliklerinden yararlanma ve sakıncalarını dışarıda bırakma temeli üzerine kurulmuştur. Bu açıdan intranetler daha güvenli, denetlenebilir ve belirli amaçlara yönelik olmaları açısından internet'ten ayrılırlar. Intranet, herhangi bir ağda olduğu gibi dosya dizinlerini depolar ve kaynak paylaşımını sağlar. Bir düzey yukarı çıkıldığında, iletiler, haritalar ve ayrıntılı bilgilerin kullanımını sağlayan ve bunları, gereksinimi olan kişilere dağıtıp gösteren bir yayım kaynağına dönüşür. Kalite yönetim sistemlerinde ağırlıklı olarak kullanılan intranet sistemleri, en güncel talimat, form ya da prosedürlere ulaşmayı sağlayarak kalite sisteminin işlemesine de yardımcı olmaktadır. Üretim artışı, kayıpların azaltılması ve daha verimli iletişim ile ilgili uzun dönemli yararları nedeniyle, yeni teknolojilerin çoğu, kuruluşlar dünyasında kendilerine bir yer bulmakta, fakat bunlardan çok az bir bölümü intranet kadar belirgin ve hızlı parasal kazanç sağlayabilmektedir. İntranet önerisinin en anlaşılır ve çekici yanlarından biri, düşük maliyettir. Genel iletişim stratejisinin bir parçası olarak intranet, gelişim için büyük bir potansiyel ve sağlam bir strateji sunar. İçeriğin denetlenmesiyle, kurumsal verilerin niteliği ve kullanılabilirliğinde büyük gelişimler sağlanabilir; aynı zamanda gizli ve önemli verilerin yönetimi ve izlenmesi de oldukça kolaydır. Sunucuda saklanan sayısal verilere erişimin artması, gereksiz belge trafiğinin azalması, birbirlerini tanıması gereken kişiler arasındaki etkileşimin hızlanması ve verimliliğin artması anlamına gelir. İnternet'ten farklı olarak intranet, yararı belirgin olan alanlarda doğrudan yatırım yapmak için kurumsal bir gereç olarak kullanılabilir. En yalın biçimiyle intranet, bir kurumun bilişim teknolojileri altyapısının maliyetini doğrudan ve kayda değer düzeyde düşürecektir. Mimari açıdan bakıldığında intranet geçit yollarıyla (gateway) diğer networklere bağlanabilir. Bunların temel kuruluş amaçları, kuruluş bünyesinde bilgileri ve bilgi işlem kapasitesini paylaşmaktır. İntranetler, şirket içi tele-konferans uygulamalarında ve farklı birimlerdeki kişilerin bir araya gelebildiği iş gruplarının oluşturulmasında da kullanılır. İntranetler üzerinden http, ftp, smtp vb. pek çok protokol uygulamaları çalıştırılabilir. Günümüzde, intranetler içinde, web erişimiyle kaynakların kullanımı oldukça yaygındır. İnternet'tekine benzer biçimde bu iletişim ağı üzerinde de TCP/IP protokolü çalışır. Elektronik belgeler html dili sayesinde HyperText bağlantılarıyla ilişkilendirilir ve bu özellikte olan belgeler arasındaki iletişim de http protokolüyle sağlanır.
Intranet'in Kurumsal Yapı Üzerindeki Etkileri
Intranet yapısının temelini oluşturan bilişim teknolojisi işletmelerin kurumsal yapısı üzerinde doğrudan ve dolaylı etkiler meydana getirir. Bilişim teknolojisinin gelişmesi, buna bağlı olarak da iletişimin, bilgi saklanabilirliği ve paylaşabilirliğinin, araştırma ve geliştirmede de gelişmeyi ortaya çıkarır. Zaman ve alan kavramlarını minimuma indirerek hayatı kolaylaştırmaktadır. İntranetten yararlanmakta olan işletmelerin örgütsel yapıları da bilgisayar ağlarının etkisini işletmeye uyarlamak için sürekli değişmektedir. Intranet, uluslararası rekabette, yeniden yapılanmada, kalite yönetim sisteminin uygulanmasında yardımcı olmaktadır. İntranetlerden oluşan bilgisayar ağları yalnızca işletme birimlerinin kaynaşmasını değil, aynı zamanda işletmelerin hizmet ve kalite sistemlerinin düzgün bir şekilde yürümesini sağlamaktadır.
Internet teknolojilerinin intranet ortamında uygulanması, bir şirket içerisindeki bilginin kullanımı ve değerini arttırır. Intranet'in diğer en büyük başarısı ise, kâğıt gereksinimini ve gereksiz kâğıt sarfiyatını azaltmasıdır. Şirketlerde, stratejik bilgi yönetimini en iyi biçimde gerçekleştirmek için şu sıralamayı yapabiliriz.
Bunları gerçekleştirme deki en başarılı araç intranettir. İntranetin şirketlere sağladığı yararlardan başta olanı, yayımcılık tekniklerinin kolaylıklarından yararlanılarak bilgi sunumlarının anında güncellenmesidir. İntranetler ana sunucudaki bilgilerin güncellenmesini sağlayacak yapıdadırlar. İntranetin başarısı, işletmedeki satış ve pazarlama, insan kaynakları, mühendislik, kalite, finans gibi birimlerin desteğine bağlıdır. Her bir departmanın, intranet verilerinin hazırlanmasında ve yönetimi konusunda sorumluluk alması gerekmektedir. Kullanıcılar için sağlanan önemli bir üstünlükte, formların ve prosedürlerin en güncel hallerine erişebilecek olmasıdır.
Özetlemek gerekirse, intranetlerin işletme üzerindeki iki ana olumlu etkisi olacaktır.
1. Faaliyetlerin etkinlik ve verimliliklerinin sürekli güncellenen bilgilere erişim, maliyet ve zaman kazanımları, müşteri ihtiyaç ve isteklerine daha ileri düzeyde tepki verebilme, yetkilendirilmiş çalışanlar, artan beyin gücü, yeni iş fırsatları ve artan müşteri hizmetleri sebebiyle rekabetçi üstünlüğe yol açması.
2. Artan iletişim, bilginin paylaşımı ve işbirliği artışı, daha yetkili çalışanlar, kolaylaştırılmış örgütsel öğrenme, iş hayatının artan kalitesi nedeniyle geleneksel duvarların yıkılması, paylaşım ve iş birliği kültürünün oluşturulması.
Intranet Kullanmanın Maliyete Yansıması
İntranetler ürün geliştirme, ürün, hizmet, dağıtım ve tüketim açısından maliyetleri büyük oranda azaltmaktadır ve zamandan tasarruf sağlamaktadır. Çalışanlar arasında gerçekleşen soru-cevapların, intranet üzerinden yapılmaya başlandığında şirketteki zaman kazancı gözle görülür bir fark yaratacaktır. Kağıt ağırlıklı formlar, belgeler, raporlar, grafik ve tablolar elektronik olarak intranet üzerinde bulunduğunda, kullanıcıların hızlı erişimi sayesinde sonuç, "zaman kazancı" olacaktır. Bir kurum içerisinde yürütülen bilgi üretme çalışmalarına bakıldığında birçok adımdan oluşan bir işlem zinciri görülür. Belgenin hazırlanması, ham metinlerin yazılması ve biçimsel olarak düzenlenmesi, bunların masaüstü yayıncılık araçlarıyla zenginleştirilmesi, ilk kopyanın çıkartılması, düzeltme ve gözden geçirme, son kopya, çoğaltma ve dağıtım. İntranet yayımcılık modeli ise çok daha kısa bir süreci kapsar ve yukarıda sıralanan birçok işlemi tümüyle ortadan kaldırır. Burada belge içeriğinin hazırlanması ve belgenin intranet ortamına aktarılması yeterlidir. Kullanım kolaylığı getirdiği için personel eğitim giderleri azalır. İnternet tarayıcısı kullanabilen herkes, bilgiye de kolaylıkla erişebilir. Şirket büyüyüp gereksinimler arttıkça, buna paralel olarak, modüler yapısı nedeniyle intranet de büyütülebilir. Bunun için kullanıcıların kendileriyle ilgili bölümleri geliştirmeleri kadar, işletme bünyesindeki projelerin çeşitlenmesiyle konu başlıkları da çeşitlenebilir. Belirli ilgi grupları tasarlanarak, aynı konuda çalışan ya da bilgiye gereksinim duyanlara yönelik duyuruların yayınlanması sağlanabilir.
Yukarıda değinilen özelliklerin sonucu olarak intranet yoluyla sağlanan önemli yararlar ise şöyle sıralanabilir;
İlk yatırım giderleri küçüktür;
Kullanım maliyetleri düşüktür;
Dağıtık bilişim altyapısı ile kaynaklar etkili ve verimli kullanılır;
Kullanımı kolaydır;
Eğitim gereksinimleri azdır.